Todo mundo a medida que vai crescendo começa a ter os seus próprios objetos de valores, sejam materiais ou sentimentais. Alguns ficam expostos e outros guardados em uma gaveta ou prateleira especial do nosso armário, mas o fato é que não podemos acumular tudo de uma vida inteira. Direcionamento mais para o quesito “papeis”, mesmo com toda a era digital que vivemos, onde praticamente tudo fica arquivado em um computador, ainda existem alguns papeis que acabamos guardando em casa e com o tempo, ficamos com aquela papelada toda e não sabemos o que pode ou não jogar fora.
Quais Documentos Guardar e Por Quanto Tempo?
Quando se trata de papeis simples como provas da faculdade, aviso de condomínio, propagandas ou qualquer outro tipo que perca a utilidade rapidamente, facilmente nos desfazemos deles, mesmo porque eles aparecem com tanta frequência que não dá tempo de guardar muitos. Agora quando o assunto é documento, contas pagas e recibos diversos, o problema se agrava porque podemos futuramente precisar destes e não termos mais porque não soubemos preservar pelo tempo necessário.
Então que tal aprender um pouco mais sobre a “validade” desses papeis mais importantes e saber por quanto tempo podemos guardar sem depois termos problemas? Além de aprender sobre o tempo de preservação de documento, mais abaixo você vai saber também como se desfazer deles quando for necessário. Sim, porque como muitos exibem documentos e outros dados de extrema importância, temos que saber descartar direito para não sofrermos nenhum tipo de golpe depois, por nossos documentos terem caído nas mãos de bandidos.
De acordo com o Procon, alguns documentos devem ser guardados por até cinco anos porque você ainda pode fazer uso destes como comprovante para algo, principalmente se for mover algum tipo de ação na justiça. A partir de 5 anos, pouco se faz necessário guardar algum tipo de documento porque ele não terá mais valia. Para orientar você melhor, fizemos uma lista dos principais tipos de documentos que você deve guardar justamente nesse período de cinco anos para que você não tenha nenhum tipo de problemas.
Comprovantes De Pagamentos
Independente de você ser a pessoa responsável pela sua casa, você acaba acumulando algum tipo de comprovante de pagamento. Os mais comuns são de telefone, água, luz, plano de saúde, cartão de crédito, mensalidade de cursos, assinaturas de revistas, jornais e televisão a cabo e outras contas que você tem como fixa todos os meses.
Esse tipo de comprovante deve ser guardado por até 5 anos. Isso porque assim como os tributos, essas contas que você paga também são consideradas taxas e quando você as paga, tem direito a benefícios que muitas vezes não sabe. Então ter em mãos esses recibos é bom para caso precise de garantia de serviço prestado ou então manutenção de algum produto/serviço, tenha como comprovar não apenas os pagamentos, mas também a fidelidade com a empresa.
Quando o comprovante envolve nota fiscal, o prazo para guardar esse documento vai ser muito variável. As notas fiscais geralmente são guardadas para atestar a garantia de algum produto que você compra e por esse motivo, devem ser mantidas por pelo menos o tempo que a empresa indicou que valia a garantia do seu produto ou serviço. Caso você seja alguém mais cuidadoso, ainda pode manter essas notas pelo tempo de vida útil do seu produto pois mesmo fora da garantia, se ele vier a dar defeito, você pode negociar com alguma autorizada a reparação do mesmo.
Outros comprovantes de pagamento como seguro de carro ou de saúde, não precisam ser guardados por mais de um ano, mesmo porque esse é o tempo que a empresa envia um documento de renovação de contrato. Se você mora de aluguel, os comprovantes devem ser guardados por até três anos. As taxas de condomínio estão inclusas no primeiro bloco onde citamos pagamentos de contas fixas mensais e devem ser mantidas por cinco anos. Nesse caso, se você não quiser guardar os comprovantes por esse tempo todo, pode todos os anos pedir uma declaração do sindico que não existem débitos em seu nome.
Documentos
Com certeza a primeira coisa que você vai responder quando lhe perguntarem sobre quanto tempo devem ser guardados os documentos, é que estes devem permanecer com você por toda vida. Sim, em alguns casos isso se faz necessário, mas existem documentos que não precisam desse tempo todo.
Documentações trabalhistas como contracheque ou holerites, devem ser mantidos por 5 anos. Esse prazo não é grande levando em conta as possíveis cobranças que podem ser feitas na justiça do trabalho. Se você é um profissional liberal, deve manter também por esse período os seus contratos ou notas de serviços.
Já o carnê do INSS, que geralmente é de pensão ou aposentadoria, deve ser mantido até você retirar o seu benefício.
Documentos
Bancos
Documentos de bancos, apesar de serem bem burocráticos, não precisam de tanto tempo para serem guardados. Se o comprovante for um cheque, você pode manter por 30 ou no máximo 60 dias. Após esse período ele perde a validade e só terá importância caso você pretenda entrar com algum recurso judicial por desconto em prazo errado, falsificação ou ações semelhantes.
As faturas de cartão de crédito, como citamos no primeiro item são considerados comprovantes de pagamentos e podem ser guardados por até 5 anos.
Patrimônio
No caso de escritura de imóvel, você deve manter esse documento pelo tempo que tiver o imóvel em seu nome. Esses documentos são de extrema importância e devem não apenas serem mantidos para sempre, como também em boa qualidade.
Certificado de Registro e Licenciamento Anual, o famoso CRLV, pode ser mantido por 1 ano sem nenhum problema. Apólices de seguro, seja ele qual for, devem também serem mantidas por 1 ano.
Cidadania
Esses documentos também são os que levam mais dúvidas às pessoas. Os mais velhos adquiriram a mania de guardar todos os comprovantes de votação, por exemplo, desde a sua primeira eleição. Hoje em dia isso não é mais preciso. Com a digitalização dos sistemas, você pode manter os dois últimos comprovantes sem problemas.
Certidão de nascimento, casamento ou qualquer outra do tipo, devem ser mantidas por toda a vida, mesmo depois de desquites e maioridade. Essas certidões só deixam de ter validade depois que é emitida a certidão de óbito.
