Apesar de estarmos vivendo na era da tecnologia digital, onde muitas coisas e documentos foram substituídos por soluções tecnológicas (exemplo: antigamente as pessoas se comunicavam bastante por cartas, hoje em dia, nós usamos o e-mail entre outras formas) ainda vivemos com uma série de documentos, que precisam ser guardados de acordo com sua importância e necessidades.
Por isso, todos nós precisamos ter uma serie de cuidados na organização dos nossos documentos, pois quando não fazemos essa organização documental, iremos correr o risco de perder documentos, de estragar e também de nunca encontrar quando se precisar destes documentos.
Como Organizar Documentos
Desenvolvimento De Um Sistema De Arquivamento
Todos nós possuímos documentos que precisam ser guardados. E para realizarmos essa atividade de maneira correta e os documentos fiquem fáceis de serem encontrados quando precisarmos usá-los.
O Sistema de Arquivamento será desenvolvido pela pessoa de acordo com as suas necessidades e seus documentos. Contudo, de uma forma geral o arquivamento de documentos pode ser feitos de acordo com a necessidade, a importância dos documentos e o tempo que eles precisam ficar guardados para servirem como prova documental.
Desenvolvimento De Um Sistema De Arquivamento
Dicas De Como Organizar e Arquivar Documentos
Segue abaixo algumas dicas de como organizar e arquivar os seus documentos:
- Adquira Pastas Para Guardar os Documentos de Forma Separada – para ter a sua vida facilitada, é importante que você compre pastas e identifique-as de acordo com a documentação que será arquivada (a identificação pode ser feita através de etiquetas autocolantes). O ideal é que cada pasta contenha os documentos de acordo com os critérios adotados pela pessoa (exemplo: contas a pagar, contas pagas, documentos bancários, documentos importantes, etc.);
- Faça uma Limpeza nos Arquivos – periodicamente faça uma limpeza nos seus arquivos e descarte os documentos velhos que não são mais necessários (contratos de prestação de serviços, recibos de pagamento, comprovantes de pagamentos de contas, etc.) e abra espaço para que novos documentos sejam arquivados;
- Deixe os Documentos em Locais Fáceis e Acessíveis – arquive os seus documentos em locais apropriados e acessíveis. Coloque as suas pastas com documentos e identificadas de forma que quando você precise localizar algum documento eles estejam acessíveis e você não precise bagunçar tudo para encontrar os documentos. Outra coisa a ser feita é colocar os documentos mais usados no dia a dia (exemplos: carteira de vacinação, cartão do SUS – Sistema Único de Saúde, Titulo de Eleitor, entre outros) em locais e pastas separadas para que sejam encontrados de maneira rápida e sem fazer bagunça;
Fazendo uso dessas dicas no arquivamento dos seus documentos, você irá conseguir organizar os seus documentos e não correrá riscos de perder documentos, de pagar uma conta duas vezes, e evitar uma serie de outros problemas legais, pois todos os seus documentos serão facilmente identificados e rapidamente encontrados, devido ao sistema de arquivamento que foi outrora desenvolvido e que mantém todos os documentos sob controle.
Documentos
Existe uma série de documentos, cada qual com um nível de importância e com um prazo mínimo que precisam ser arquivados, para que funcionem como prova comprobatória nos mais diversos casos (exemplos: comprovar o pagamento de uma conta, comprovante para algum tipo de processo judicial, etc.).
Caso você tenha alguma duvida com relação aos prazos de arquivamento dos seus documentos, entre em contato com um contador, pois ele será capaz de lhe responder o tempo necessário para arquivar cada tipo de documento.
Documentos Que Precisam Ser Guardados Para Sempre
Segue abaixo uma relação de documentos que são considerados importantes e que precisam ser guardados por toda a vida, por isso eles são considerados importantes e devem ser guardados de forma que você localize com facilidade quando você precisar desta documentação:
- Escrituras e Registros de Imóveis;
- Certidão de Nascimento, Casamento e Óbito;
- Registro, Títulos de propriedade, Apólice e Cartão de Seguros de Automóveis;
- Certificado de Reservista;
- Cartões e Carnês do INSS;
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
- Passaportes;
- Cópia da Carteira de Motorista;
- Declarações de Imposto de Renda;
- Contra Cheques ou Holerites;
- Testamento;
- Outros Documentos Legais (por exemplo, a documentação referente a um processo de divorcio);
Todos esses documentos devem ser guardados de forma separada dos demais documentos, e para isso você pode criar uma caixa, uma pasta suspensa ou caso possua, realizar o arquivo em um cofre com o nome de identificação: Documentos Importantes.
É fundamental que esses documentos fiquem em um local separado dos outros documentos, de uma maneira que você saiba onde estes documentos estão guardados e que estejam guardados de uma forma segura.
Outros Documentos Importantes
Segue abaixo a relação de outros tipos de documentos que podem ser arquivados de forma permanente, pois contém informações necessárias e importantes para as pessoas:
- Arquivos médicos (exames, atestados, receitas medicas, etc.);
- Relação com o número de contas bancárias e senhas;
- Logins de sites com respectivas senhas (e-mail, banco, etc.);
- Registros dos investimentos realizados;
- Inventários dos bens;
- Registro dos impostos;
- Apólices de seguros de vida;
- Relação e senha de cartões de crédito e débito, com telefones para emergências;
- Lista de endereços e telefones de parentes e amigos e outros telefone uteis;
Documentos Para Serem Arquivados Pelo Período De 01 (Um) Ano
Segue abaixo a relação de documentos que devem ser arquivados durante o período de 01 (um) ano:
- Extratos de cartão de crédito;
- Extratos bancários;
- Canhotos do talão de cheques emitidos;
- Extratos de Investimentos Bancários;
- Propostas, apólices, declarações e comprovantes de pagamentos de seguros (estes documentos devem ser guardados até um ano depois do termino do serviço de seguro);
- Contas de água, luz e telefone (atualmente as prestadoras desses tipos de serviços são obrigadas a anualmente fazerem uma declaração de quitação dos débitos);
Documentos Para Serem Arquivados Pelo Período De 05 (Cinco) Anos
Segue abaixo a relação de documentos que devem ser arquivados durante o período de 05 (cinco) anos:
- Documentos comprobatórios de despesas dedutíveis para o imposto de renda pessoa física;
- Comprovantes de Pagamento de cartão de crédito;
- Comprovantes de pagamentos de impostos;
- Comprovantes de pagamentos de aluguel (estes devem ser guardados enquanto você morar no imóvel e durante 05 anos após o encerramento do contrato);
Outros Documentos
Segue abaixo uma relação de outros documentos que precisam ser guardados, no entanto os seus prazos variam de acordo com as situações:
- Comprovantes de Condomínio (devem ser guardadas pelo tempo em que a pessoa morar no imóvel, e durante 10 anos depois que sair do imóvel);
- Documentações referente Consórcios (até o encerramento das transações);
- Notas Fiscais de Produtos (precisam ser guardados durante a vida útil do bem);
- Certificados de Garantia (precisam ser guardados durante a vida útil do bem);
- Contratos (precisam ser guardados até o momento em que exista vinculo entre as partes);
Digitalização De Documentos
Com o desenvolvimento tecnológico, surgiu a possibilidade de digitalização de documentos e comprovantes que reduz o numero de documentos arquivados e diminuem o espaço necessário para realizar o arquivamento dos documentos, pois os mesmos terão o seu processo de arquivamento realizado de forma digital.
A digitalização de documentos consiste no escaneamento de documentos, através de programas e máquinas (scanner) apropriados para realizar tal fato e os documentos são arquivados de maneira digital.
Apesar da modernidade do processo de digitalizar os documentos auxiliar bastante em vários aspectos, é necessário que uma série de documentos sejam mantidos os seus arquivos físicos. Por isso é interessante que a pessoa se utilize dos dois procedimentos (arquivo físico e arquivo digital), realizando o descarte dos documentos físicos somente após o documento não possuir nenhum valor comprobatório.
Existe uma série de formas de organizar os documentos, cada pessoa cria os seus próprios critérios de arquivamento, de forma que estes fiquem organizados e fáceis de serem identificados e encontrados.
