Não se assuste com nome pensando que a organização vai ser tão difícil quanto a pronúncia – eisenhower, a ideia é descomplicar e simplificar e não complicar a vida de ninguém.
O método chamado de eisenhower consiste em organizar, porém, fazendo com que o tempo usado seja aproveitado da melhor forma possível. Além disso, as diretrizes do eisenhower preveem que o trabalho deve ser feito associado a organização para quem renda mais e seja bem feito.
Método Eisenhower De Organização: Colocando Os Papéis Em Ordem
O método de organização não tem esse nome por um simples acaso, eisenhower faz referência ao ex-presidente norte americano, Dwight D. Eisenhower, que utilizou a técnica. Ele costumava usar uma frase que ficou muito famosa: “o que é importante é raramente urgente e o urgente é raramente importante”.
Devido a frase usado pelo ex-presidente americano, o nome é usado para ilustrar que as pessoas não conseguem atingir bons resultados nas suas tarefas, em geral, porque não são organizadas o suficiente.
O método eisenhower há muito tempo vem sendo usado no sistema de gestão e provou-se que o seu criador sabia mesmo o que estava dizendo. Quanto mais organizado, mais eficiente.
Agora veja como funciona o método eisenhower e como ele pode agilizar as suas tarefas de uma forma geral, a seguir, o exemplo da organização de papéis usando método!
Escolhemos os papéis porque o método eisenhower, neste caso, é considerado uma das bases para colocar tudo em ordem. Pode parecer que isso não mudará em muita coisa a rotina de um escritório, por exemplo, mas depois de adotá-lo você vai ver o quanto esse conceito irá ajudar. Com papéis e muito mais.
O pilar desse método é separar bem o que é urgente do que é importante, podemos dizer que esse é o primeiro passo, o primeiro conceito que deve ser entendido.
Então, vamos lá, começando pelos 4 quadrantes do método eisenhower:
- Jogar fora
- Delegar
- Resolver
- Agir
Conheça Cada Um Dos Quadrantes Para Seguir o Método Eisenhower:
O Primeiro Quadrante é Jogar Fora:
Em primeiro lugar separe uma grande caixa de papelão vazia. Com ela em mãos, viste cada um dos cômodos da sua casa ou do escritório, onde você estiver aplicando o método. Em cada um desses ambientes coloque dentro da caixa o que você julga que não é mais necessário, não será usado. Pode ser coisas pessoais na sua casa e administrativas no seu trabalho.
Pense, se isso é supérfluo, não preciso mais e jogo dentro da caixa de papelão, como por exemplo, folhas usadas, bilhetes, lembranças, cartões de visitas, etc. Tudo aquilo que não tiver mais nenhuma serventia.
Nessa fase, não pense “pode ser que eu precise desse papel”, de jeito nenhum, se não usou até agora, livre dele.
Feche a caixa e coloque-a em um lugar para coleta seletiva. O papel é reciclado, lembre-se.
O Primeiro Quadrante é Jogar Fora
O Segundo Quadrante é Delegar:
Agora você irá separar todos os papéis importantes para as pessoas que trabalham com você. E depois que eles não tiverem serventia deverão ser descartados também.
O segundo passo é organizar os papéis por data de uso, por exemplo, se são papéis como contas ou contratos que tem uma data de vencimento, coloque na ordem do que irá vencer primeiro e os demais na sequência. Ficará bem mais fácil achar cada um deles quando for necessário usá-los.
O Terceiro Quadrante é Resolver:
Cada papel em um escritório é um documento e como tal se refere a um contrato, um vencimento, a um assunto importante. Por isso, eles precisem ser “solucionados” dentro do prazo estipulado. Isso é muito válido para quem deve fazer a gestão dos recursos financeiros da empresa. Além de evitar um grande problema deixando passar uma data de pagamento, ainda livrar o escritório de uma pilha de papéis inúteis.
O terceiro quadrante é fundamental para que o método funcione, mas quem costuma usar o eisenhower, sabe bem que é normal “se perder” nessa parte, pensando que o trabalho pode ser deixado para amanhã. Não caia nessa armadilha, nem pense em “depois eu faço”, siga em frente e termine a fase 3 para partir para quarta e última fase.
Quarto e Último Quadrante é Resolva Os Próprios Problemas:
Dentro de um escritório se você realmente quer que as coisas funcionem, não delegue funções para outras pessoas quando os assuntos dizem respeito a você. Se existe um problema e na hierarquia você é a pessoa que deve resolvê-lo não tenta passar para frente. No método, esse são chamado só papéis individuais. Eles não podem esperar, precisam ser resolvidos imediatamente no dia de vencimento e cabe somente a você fazer essa tarefa. Lembre-se o que é seu é seu e o que é dos outros é dos outros. Cada um deve assumir as próprias responsabilidades e responder por elas no tempo certo e de forma eficiente.
O método eisenhower só funciona quando é praticado ao 100%. Se você pula uma etapa ou faz 3 das 4, ele não irá funcionar. Se entre uma das etapas do método for realizada qualquer outra atividade é provável que não dê certo. Ao invés de organizar será criado um ambiente de desorganização dentro do método eisenhower.
http://www.youtube.com/watch?v=lDSz4vCqbtUO número de quadrantes, se você preferir, etapas é de 4. E não devem ser alterados, nem para mais e nem para menos. Aumentar nem pensar, porque isso não fará com que a prática torne-se eficiente e sim desorganizada e ineficiente.
Nós demos o exemplo do papel e do escritório, mas o método eisenhower pode ser usado em qualquer situação que você precise organizar alguma coisa. Em casa, por exemplo, se você quiser usá-lo para organizá-la podemos exemplificar assim:
- Quadrante 1: coloque na caixa de papelão tudo aquilo que não é mais usado na casa, roupas, livros, utensílios, qualquer coisa que está ocupando espaço, mas nunca é usada.
- Quadrante 2: delegue obrigações para cada um dos membros da casa, quem vai jogar o lixo fora, quem vai lavar o banheiro, etc.
- Quadrante 3: determine o dia em que cada tarefa será executada e faça com que as datas previstas sejam seguidas a risca.
- Quadrante 4: Não passe para ninguém o que cabe a você fazer, se quem cozinha é você, não peça para o seu marido fazer no seu lugar. Se organize para dar conta das suas atribuições.
